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Wie schreibt man E-Mails, die garantiert beantwortet werden?

Münchner FOM Professor Guy Katz zu Gast bei virtuellem TEDx Talk

03.12.2020 | München

Prof. Dr. Guy Katz lehrt an der Münchner FOM Hochschule „International Management & Leadership“ und hat etwas entwickelt, von dem nahezu jeder profitieren kann: Fünf einfache Regeln für das Schreiben perfekter E-Mails. Diese präsentiert er öffentlich und frei zugänglich am 10. Dezember um 19 Uhr bei einem virtuellen TEDx Talk (tedxzurich.com). TED (Technology, Entertainment, Design) ist eine in Kalifornien entstandene jährliche Innovationskonferenz, bei der Experten aus verschiedenen Fachgebieten in maximal 18 Minuten innovative Ideen und Konzepte präsentieren. Seit 2009 hat dieses Format im Rahmen von TEDx Events in über 2.500 Städten in mehr als 160 Ländern stattgefunden.

Herr Professor Katz, wie kamen Sie darauf, für einen TEDx Talk ein solches Allerwelts-Thema zu bearbeiten?

Guy Katz: Im ersten Lockdown im Frühjahr war ich viel zu Hause und konnte mich auf ein Ziel konzentrieren, das ich schon lange vor Augen hatte: die Bewerbung für einen TEDx Talk. Dazu braucht es ein spannendes Thema. Als Verhandlungsexperte unterrichte ich nicht nur, wie man Produkte oder Dienstleistungen besser verkauft und neue Kunden gewinnt, ich trainiere auch Verantwortliche aus dem Vertrieb. Dabei habe ich festgestellt, dass es oft am Schreiben von E-Mails hapert – zu lang, zu langweilig, zu wenig ansprechend. Auf Basis etlicher Studien entwickelte ich deshalb fünf Zutaten für das perfekte E-Mail-Rezept und übte dies mit Studierenden sowie Verkaufsleuten. Das kam bei den meisten sehr gut an, da es ihnen zuvor niemand gezeigt hatte.

Wie sieht die Bewerbung für einen TEDx Talk aus?

Guy Katz: Man muss ein einminütiges Video einschicken, in dem man das Thema kurz und knackig beschreibt. Ich habe es am Beispiel der E-Mail eines ehemaligen Chefs aufgezogen, der, als ich damals die Firma verließ, keine Zeit hatte, mich persönlich zu verabschieden – und mir eine E-Mail schrieb. Das geht natürlich gar nicht. Auf diesen TEDx Talk habe ich mich neun Monate vorbereitet – ein Meilenstein in meinem Berufsleben. Mit einem TED Mentor habe ich jedes Wort analysiert und jede Geste besprochen. In dem Vortrag soll alles perfekt sein, schließlich ist das Thema für unzählige Menschen relevant und ich möchte inspirieren und motivieren.

Prof. Dr. Guy Katz von der FOM in München erläutert beim TEDx Talk, wie man die perfekte E-Mail schreiben kann (Foto: Erik Slabber)

Wie lauten denn die fünf Zutaten für eine perfekte E-Mail?

Guy Katz: Leider kann ich hier noch nicht viel verraten. Aber: Meine Regeln sind sehr leicht zu merken und sehr konkret. Der erste Punkt dreht sich um den Betreff, den ersten Eindruck einer Mail, der entscheidet, ob man sie überhaupt öffnet. Im Rahmen einer kleinen Umfrage habe ich dafür aus den weltbesten Betreffs das Optimum herausgefiltert. Denn was im Posteingang nicht auffällt, verliert. In der Praxis sind das rund 66 Prozent der 121 E-Mails, die der durchschnittliche Arbeitnehmer pro Tag bekommt, wie Statista, Studien der New York und Boston University, des Massachusetts Institute of Technology sowie Microsoft besagen. Weltweit werden pro Tag rund 300 Milliarden Mails verschickt.

TEDx Talk am Donnerstag, 10. Dezember um 19 Uhr, mit Prof. Dr. Guy Katz von der FOM Hochschule in München: https://tedxzurich.com/breakout-10-12/